Was das digitale Wachbuch erfasst
Jeder Wachbuch-Eintrag bekommt eine eindeutige Nummer, die Uhrzeit vom Server, den Namen der angemeldeten Person, das Objekt und eine Kategorie. Die Kategorien legen Sie in den Firmen-Einstellungen selbst fest, zum Beispiel Besucher, Übergabe, Vorkommnis oder Technik/Störung. Je Eintrag lassen sich bis zu zehn Fotos anhängen, am Handy öffnet sich dafür direkt die Kamera.
Bei Diensten an einem Objekt schreibt KhorOps vieles von allein ins Wachbuch: Dienstbeginn und Dienstende beim Check-in und Check-out mit geplanter und tatsächlicher Uhrzeit, jeden erfassten Kontrollpunkt eines Rundgangs und jeden Vorfall, den eine Kraft beim Check-out meldet. Wie die Rundgänge per QR-Code laufen, steht auf der Seite zum Wächterkontrollsystem.
Bricht der Empfang ab, nachdem das Wachbuch geöffnet wurde, etwa im Keller oder in der Tiefgarage, speichert KhorOps den Eintrag samt Fotos im Gerät. Sobald die App wieder Netz hat, überträgt sie ihn automatisch. Im Eintrag steht dann, wann er offline erfasst wurde.
Nach dem Speichern unveränderbar
Ein gespeicherter Wachbuch-Eintrag lässt sich weder bearbeiten noch einzeln löschen. Bei Text und Kategorie sperrt das nicht nur die App, sondern die Datenbank selbst. Wer sich vertan hat, schreibt einen neuen Eintrag mit Verweis, etwa „Korrektur zu Nr. 123“. Der ursprüngliche Text bleibt sichtbar.
Die einzige Änderung, die Sie als Admin an einem Eintrag noch vornehmen können, ist die Freigabe für den Kunden. Am Inhalt ändert sie nichts. Auch angehängte Fotos lassen sich in der App weder austauschen noch entfernen.
Nachweise für Ihre Auftraggeber
Im Wachbuch filtern Sie nach Objekt, Kategorie und Zeitraum oder suchen nach einem Stichwort. Als Admin erstellen Sie aus der gefilterten Ansicht ein PDF mit Ihrem Logo, geordnet wie im Papierbuch nach Tag, Objekt und Dienst. Dieses PDF enthält alle Einträge der Ansicht, also auch interne Vermerke.
Für den Auftraggeber geben Sie einzelne Einträge gezielt frei. Er sieht im Kundenportal nur diese Einträge und nur für seine eigenen Objekte, alles andere bleibt intern. Dort kann er sich auch einen Einsatznachweis als PDF erstellen, in dem die freigegebenen Wachbuch-Einträge stehen. Die Zeiten hinter Dienstbeginn und Dienstende stammen aus der Zeiterfassung, es wird also nichts doppelt getippt.
Was KhorOps nicht ist
KhorOps verkauft keine Wachbücher aus Papier. Wenn Sie ein gebundenes Wachbuch für den Schreibtisch am Objekt suchen, sind Sie im Büro- oder Fachhandel richtig. Digital lohnt sich vor allem, wenn Sie mehrere Objekte betreuen: Fotos hängen direkt am Eintrag, und niemand muss Bücher einsammeln oder abtippen.
KhorOps ist auch keine reine Wachbuch-App. Das Wachbuch ist ein Teil der Software, zusammen mit Dienstplan, Check-in, Rundgängen und Kundenportal. Ob ein Auftraggeber eine bestimmte Form des Wachbuchs verlangt, klären Sie bitte direkt mit ihm. Eine Rechtsberatung geben wir nicht.
Preis
Das Wachbuch ist in beiden Tarifen enthalten. Pro kostet 80 € netto im Monat für bis zu 25 Mitarbeiter, mit Dienstplan, Check-in, Wachbuch, Berichten, Kundenportal, Subunternehmern, Material, Auswertungen und Großevents. Ultra kostet 110 € netto im Monat, hat keine Mitarbeitergrenze und bringt zusätzlich Rechnungen mit E-Rechnung, Lohnvorbereitung für den Steuerberater, Kalkulator, Angebote und Sub-Abrechnung.
Sie zahlen einen Preis für die ganze Firma, nicht pro Kopf, und können monatlich kündigen. Passt KhorOps im ersten Monat nicht, bekommen Sie Ihr Geld zurück. Wenn Sie das Wachbuch vorher sehen möchten, buchen Sie eine persönliche Online-Vorführung: 20 Minuten per Videocall.