So läuft das Stempeln am Objekt
Die Kraft öffnet ihre Schicht in der App und tippt auf Check-in. Solange das Handy Netz hat, speichert KhorOps die Serverzeit, eine verstellte Handy-Uhr ändert daran nichts. Einchecken geht erst kurz vor Schichtbeginn, standardmäßig ab 60 Minuten vorher und je Schicht einstellbar. Wer später kommt, kann trotzdem einchecken, die Verspätung rechnet die App selbst aus.
Beim Check-out kann die Kraft ihre Pause eintragen, sie wird von den Stunden abgezogen. Hat die Kraft der Standorterfassung zugestimmt, gleicht die App beim Check-in ihre Position mit dem Objekt ab und vermerkt, ob sie vor Ort war. Beim Check-out speichert sie die Position nur. Ohne dokumentierte Einwilligung wird kein Standort erfasst, und Sie können die Abfrage für die ganze Firma oder für einzelne Schichten abschalten.
Beim zentralen Check-in stempelt nicht die Kraft selbst. Der Admin oder ein Einsatzleiter mit Scan-Recht scannt den QR-Ausweis, den jeder Mitarbeiter in seiner App hat. Der Code wechselt laufend und gilt höchstens 90 Sekunden, ein weitergeschicktes Bildschirmfoto ist danach wertlos. Je Schicht legen Sie im Dienstplan fest, ob die Kraft selbst eincheckt, nur per QR-Ausweis eingecheckt wird oder beides geht.
Fehlende Check-ins nachtragen, Zeiten korrigieren
Die Uhrzeiten von Check-in und Check-out können Mitarbeiter nicht ändern. Einen versehentlichen Check-in oder Check-out dürfen sie nur in den ersten 15 Minuten selbst zurücknehmen, das wird protokolliert und im Wachbuch vermerkt. Alles andere läuft als Korrekturanfrage mit Begründung und gilt erst, wenn Sie als Admin zustimmen.
Fehlt bei einer laufenden Schicht ein Check-in, zeigt KhorOps Ihnen das auf Ihrer Übersicht an. War zum Beispiel das Handy leer, tragen Sie die Zeit nach, ein Grund ist dabei Pflicht.
Der Eintrag ist danach als nachgetragen gekennzeichnet. Im Protokoll stehen Grund und Bearbeiter, bei Korrekturen auch der alte und der neue Wert. Den Vermerk sieht auch Ihr Kunde. Schichten mit erfassten Zeiten lassen sich nicht löschen, nur stornieren.
Soll/Ist, Export und Nachweis für den Kunden
In der Zeitenübersicht steht neben jeder Ist-Zeit die geplante Schichtzeit, dazu Differenz und Verspätung. Sie filtern nach Zeitraum und Mitarbeiter und sehen die Stunden je Kraft. Exportieren können Sie als CSV-Datei für Excel und als Zeitnachweis im PDF-Format mit Ihrem Logo.
Ihr Auftraggeber sieht im Kundenportal, wer wann vor Ort war, und lädt den Einsatznachweis als PDF selbst herunter. Namen erscheinen dort als Sicherheitskraft, solange Sie keine Klarnamen freigeben. Dienstbeginn und Dienstende landen außerdem automatisch im digitalen Wachbuch.
Zuschläge im Sicherheitsdienst: Vorarbeit für den Steuerberater
Im Tarif Ultra teilt KhorOps die Ist-Stunden jedes eigenen Mitarbeiters in Grund-, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden auf. Stunden von Partnerfirmen laufen über die Sub-Abrechnung. Die Zuschlagssätze legen Sie einmal fest, getrennt für Löhne und Kundenpreise. Die Startwerte für die Löhne sind an § 3b EStG angelehnt, die Feiertage richten sich nach dem Bundesland, das Sie in den Zuschlags-Einstellungen hinterlegen.
Am Monatsende erstellen Sie daraus ein PDF für den Steuerberater und eine CSV-Datei. Aus denselben Stunden entsteht auch die Rechnung an Ihren Kunden, auf Wunsch je Auftrag mit den Zuschlägen als eigenen Positionen.
Was KhorOps bei der Zeiterfassung nicht macht
KhorOps erstellt keine Lohnabrechnung. Lohnsteuer und Sozialabgaben rechnet die App nicht aus, und ob ein Zuschlag steuerfrei bleibt, prüft Ihr Steuerberater. Sie liefern ihm die aufbereiteten Stunden.
Es gibt kein Stempelterminal und keine Chipkarten. Gestempelt wird mit dem Handy der Kraft, selbst oder über den QR-Ausweis in ihrer App, und zwar auf eine geplante Schicht, bei Großevents auf den eingetragenen Event-Einsatz. Im Normalfall braucht also jede Kraft ein Smartphone, als freie Stempeluhr für Büroarbeit ist KhorOps nicht gedacht. Rundgänge an Kontrollpunkten erfasst das Wächterkontrollsystem in derselben App.