1. Datenschutz und Serverstandort
In einer Software für Sicherheitsdienste stehen Namen, Einsatzzeiten, Standorte und oft Fotos von Objekten. Das sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Wichtig sind ein Serverstandort in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und klare Rechte, wer was sehen darf.
Fragen Sie den Anbieter: „Wo liegen unsere Daten, und bekommen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?“
So macht es KhorOps
Datenbank, Logins und Dateien liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, E-Mails verschickt ein Dienst in den USA mit EU-Standardvertragsklauseln. Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie vorab lesen. Jede Firma ist ein eigener, abgetrennter Bereich, die Trennung erzwingt der Server. Preise, Löhne und Margen sieht nur die Geschäftsführung, nie Mitarbeiter, Partnerfirmen oder Kunden.
2. Dienstplan mit Prüfungen beim Einteilen
Einen Kalender hat fast jede Software. Den Unterschied macht, ob sie beim Einteilen mitdenkt: Urlaub, Krankheit, Überschneidungen, fehlende Qualifikationen und kurze Ruhezeiten sollten auffallen, bevor die Schicht feststeht.
Fragen Sie den Anbieter: „Warnt die Software, wenn ich jemanden einteile, der Urlaub hat oder dem eine Qualifikation fehlt?“
So macht es KhorOps
Beim Einteilen prüft KhorOps Urlaub, Krankheit, gesperrte Tage, Überschneidungen und Pflicht-Qualifikationen und weist auf kurze Ruhezeiten hin. Die Hinweise blockieren nie, die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Für feste Aufträge gibt es Vorlagen und Serien. Mehr zum Dienstplan für Sicherheitsdienste.
3. Zeiterfassung am Objekt
Stundenzettel und Fotos in der WhatsApp-Gruppe lassen sich schwer prüfen, wenn ein Auftraggeber Stunden anzweifelt. Achten Sie darauf, woher die Uhrzeit kommt, vom Server oder vom Handy, und ob jede Korrektur mit Grund protokolliert wird.
Fragen Sie den Anbieter: „Kann ein Mitarbeiter seine Stempelzeit nachträglich ändern, und sehe ich jede Korrektur?“
So macht es KhorOps
Ihre Kräfte checken am Objekt per Handy ein und aus, bei Netz kommt die Uhrzeit vom Server. Ändern können sie die Zeiten nicht, Korrekturen laufen als Anfrage mit Begründung und stehen im Protokoll. Dazu kommen Soll/Ist-Vergleich und Zeitnachweis als PDF. Mehr zur Zeiterfassung im Sicherheitsdienst.
4. Stempeln ohne Empfang
In Tiefgaragen, Kellern und Lagerhallen fehlt oft das Netz. Fragen Sie, was dann mit Check-in, Wachbuch und Rundgang passiert und wie ein Eintrag gekennzeichnet wird, der erst später beim Server ankommt.
Fragen Sie den Anbieter: „Was passiert, wenn am Objekt kein Empfang ist?“
So macht es KhorOps
Wurde die App vorher mit Netz geöffnet, speichert KhorOps Check-in, Check-out, Wachbuch-Einträge und QR-Scans auf dem Handy und überträgt sie automatisch, sobald wieder Netz da ist. Bei Check-in und Check-out gilt dann ausnahmsweise die Uhrzeit des Handys, bei Wachbuch und Scans zählt die Ankunft beim Server, die Handyzeit steht als Vermerk dabei. Alles bleibt als offline erfasst gekennzeichnet.
5. Rundgänge und Wächterkontrolle
Klassische Wächterkontrollsysteme arbeiten mit Lesegeräten und Chips, Lösungen fürs Handy mit NFC oder QR-Codes. Rechnen Sie Hardware und Aufpreise je Kontrollpunkt mit ein, und klären Sie, wie ein beschädigter oder unerreichbarer Punkt dokumentiert wird.
Fragen Sie den Anbieter: „Brauche ich zusätzliche Hardware, und kostet jeder Kontrollpunkt extra?“
So macht es KhorOps
Rundgänge laufen per QR-Code mit dem Handy, ohne Lesegeräte und ohne Aufpreis je Kontrollpunkt. Jeder Scan landet mit Serverzeit im Wachbuch. Ehrlich gesagt: NFC- oder RFID-Chips liest KhorOps nicht, und einen Alarm bei ausbleibendem Rundgang gibt es nicht. Mehr zum Wächterkontrollsystem.
6. Unveränderbares Wachbuch
Ein Wachbuch ist nur dann ein Nachweis, wenn Einträge hinterher nicht still geändert werden können. Fragen Sie, ob nur die App das Bearbeiten sperrt oder auch die Datenbank, und wie Fehler korrigiert werden.
Fragen Sie den Anbieter: „Kann ein gespeicherter Wachbuch-Eintrag geändert oder gelöscht werden, auch vom Admin?“
So macht es KhorOps
Nach dem Speichern stehen Text und Kategorie fest, und das erzwingt die Datenbank selbst, auch gegenüber Admins. Einzeln löschen lässt sich ein Eintrag nicht. Korrekturen laufen über einen neuen Eintrag mit Verweis, der ursprüngliche Text bleibt sichtbar. Mehr zum digitalen Wachbuch.
7. Nachweise und Kundenportal
Auftraggeber wollen sehen, dass die Leistung erbracht wurde, möglichst ohne Rückfragen. Wichtig ist, dass Sie steuern, was der Kunde sieht, und dass interne Notizen intern bleiben.
Fragen Sie den Anbieter: „Kann mein Auftraggeber Einsätze und Rundgänge selbst einsehen, ohne unsere internen Notizen?“
So macht es KhorOps
Im Kundenportal sieht der Auftraggeber geplante und geleistete Einsätze an seinen Objekten, die Rundgangsbilanz und nur die Wachbuch-Einträge, die Sie freigeben. Statt Namen steht dort „Sicherheitskraft“, außer Sie geben Klarnamen frei. Das Kundenportal ist in beiden Tarifen enthalten.
8. Partnerfirmen und Subunternehmer
In der Branche helfen sich Firmen gegenseitig mit Personal aus. Praktisch ist, wenn eine Partnerfirma ihre Kräfte selbst einträgt, nur ihre eigenen Einsätze sieht und die Stunden am Monatsende sauber abgerechnet werden.
Fragen Sie den Anbieter: „Wie frage ich eine Partnerfirma an, die die Software selbst nicht nutzt?“
So macht es KhorOps
Partnerfirmen bekommen in KhorOps einen eigenen Zugang oder sagen über einen Anfrage-Link ohne Anmeldung zu. Sie sehen nur ihre eigenen Einsätze. Im Tarif Ultra rechnen Sie die bestätigten Stunden der Partnerfirmen ab.
9. Rechnung und E-Rechnung
Rechnungen sollten aus den erfassten Stunden entstehen, nicht durch Abtippen. Achten Sie auf fortlaufende Nummern, Festschreiben und Storno statt Löschen, und darauf, dass die Software E-Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931 erzeugt.
Fragen Sie den Anbieter: „Erstellt die Software E-Rechnungen nach EN 16931, und wie werden Rechnungen festgeschrieben?“
So macht es KhorOps
Im Tarif Ultra entstehen Rechnungen aus den erfassten Stunden, auf Wunsch je Auftrag mit den Zuschlägen als eigenen Positionen. Fortlaufende Nummern, Festschreiben und Storno statt Löschen sind eingebaut. Die E-Rechnung im XML-Format folgt EN 16931 und wurde mit dem offiziellen Validator der EU-Kommission geprüft.
10. Lohnvorbereitung und Zuschläge
Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden von Hand auszuzählen kostet am Monatsende viel Zeit. Klären Sie, ob eine Software die Stunden nur aufteilt oder auch Lohnsteuer und Sozialabgaben rechnet. Das Zweite ist Sache von Lohnprogramm oder Steuerberater.
Fragen Sie den Anbieter: „Teilt die Software die Stunden in Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, mit den Feiertagen meines Bundeslands?“
So macht es KhorOps
Im Tarif Ultra teilt KhorOps die gestempelten Stunden Ihrer Kräfte nach Ihren Sätzen und den Feiertagen Ihres Bundeslands auf. Heraus kommen ein PDF und eine CSV-Datei für den Steuerberater, also eine Lohnvorbereitung und keine Lohnabrechnung. Zum Nachrechnen einzelner Schichten gibt es den Zuschlagsrechner.
11. Preismodell: pro Kopf oder für die ganze Firma
Viele Programme rechnen pro Mitarbeiter, pro Gerät oder pro Modul ab. Mit Aushilfen, Minijobbern und Spitzen bei Veranstaltungen wird das schnell unübersichtlich. Rechnen Sie mit Ihrer echten Mitarbeiterzahl, auch für die Hochsaison.
Fragen Sie den Anbieter: „Was kostet die Software im Monat bei unserer Mitarbeiterzahl, alles zusammen?“
So macht es KhorOps
KhorOps hat einen Preis für die ganze Firma: Pro kostet 80 € netto im Monat für bis zu 25 Mitarbeiter, Ultra 110 € netto im Monat ohne Mitarbeitergrenze. Es gibt keine Kosten pro Kopf, pro Gerät oder pro Kontrollpunkt. Alle Funktionen stehen auf der Startseite.
12. Laufzeit, Kündbarkeit und Ihre Daten
Lange Laufzeiten binden Sie, bevor Sie wissen, ob die Software im Alltag passt. Fragen Sie nach der Kündigungsfrist und danach, wie Sie Ihre Daten herausbekommen, wenn Sie wechseln.
Fragen Sie den Anbieter: „Wie lange läuft der Vertrag, und wie bekomme ich unsere Daten heraus?“
So macht es KhorOps
Beide Tarife sind monatlich kündbar. Passt KhorOps im ersten Monat nicht, bekommen Sie Ihr Geld zurück. Während der Laufzeit exportieren Sie Mitarbeiter, Kunden, Arbeitszeiten und Rundgang-Nachweise jederzeit selbst als CSV-Datei, das Wachbuch als PDF. Was nach Vertragsende mit Ihren Daten geschieht, regelt § 15 der AGB.
Diese Checkliste beschreibt, worauf es bei der Auswahl ankommt, und wie KhorOps die Punkte löst. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Fragen zu Datenschutz und Steuern klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Steuerberater. Wer hinter KhorOps steht, lesen Sie unter Über uns.
Fragen und Antworten
Was kostet eine Software für Sicherheitsdienste?
Das hängt vor allem vom Preismodell ab: pro Mitarbeiter, pro Gerät oder ein fester Betrag für die ganze Firma. Rechnen Sie mit Ihrer echten Mannschaft und allen Modulen, die Sie brauchen. KhorOps kostet 80 € netto im Monat für bis zu 25 Mitarbeiter oder 110 € netto ohne Grenze, monatlich kündbar.
Braucht jede Sicherheitskraft ein Smartphone?
Bei KhorOps im Normalfall ja, denn gestempelt wird mit dem Handy der Kraft: selbst per Check-in oder über den QR-Ausweis in ihrer App, den ein Einsatzleiter scannt. Ein Stempelterminal oder Chipkarten gibt es nicht. Die App läuft auf iPhone und Android, ohne Installation geht es auch im Browser am Handy.
Wie kann ich eine Software für Sicherheitsdienste vorher ansehen?
Lassen Sie sich die Software an Ihren eigenen Abläufen zeigen, nicht nur an Beispielfolien. Bei KhorOps buchen Sie dafür eine persönliche Vorführung von 20 Minuten per Videocall und wählen die Zeit selbst. Bringen Sie diese Checkliste mit: Zu jedem Punkt bekommen Sie eine direkte Antwort, auch wenn KhorOps etwas nicht kann.
Preis: ein Betrag für die ganze Firma
Nicht pro Kopf und nicht pro Gerät. Monatlich kündbar, freigeschaltet direkt nach der Buchung.
Pro
80 €
netto pro Monat · 95,20 € mit USt.
Bis 25 Mitarbeiter: Dienstplan, Check-in, Wachbuch, Rundgänge, Berichte, Kundenportal und Partnerfirmen.
Ultra
110 €
netto pro Monat · 130,90 € mit USt.
Unbegrenzte Mitarbeiter, alles aus Pro, dazu Rechnungen mit E-Rechnung, Lohnvorbereitung für den Steuerberater und Kalkulation.
Passt KhorOps im ersten Monat nicht, bekommen Sie Ihr Geld zurück.
Schreiben Sie uns vor der zweiten Abbuchung – also im ersten bezahlten Monat – eine kurze E-Mail an info@khorops.de. Einmal je Kunde, Bedingungen in § 6 Abs. 2 der AGB.
Die Checkliste an Ihren Abläufen durchgehen
Persönliche Vorführung per Videocall – Sie wählen online eine freie Zeit, wir zeigen Ihnen alles ganz nach Ihren Fragen.
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